Es gibt Unmengen an Softwarelösungen fürs papierlose Büro, für den Hausgebrauch sind sie aber oft überdimensioniert. Hier mein Setup mit dem ich seit Jahren sehr gut fahre:
Pflicht:
- Dropbox Konto (Google Drive, Box, egal)
- Ein halbwegs aktuelles Smartphone mit 8 Megapixel+ Kamera, nutzte selbst ein iPhone
- Eine Scanner App mit OCR (Texterkennung) Funktion, kann Camscanner+ (iOS und Andriod) sehr empfehlen.
Optional:
- Einzugsscanner, habe hier den HP Officejet 8600 Plus im Einsatz
- Aktenvernichter (Amazon Basics, tut klasse). Ihr habt nix geheimes? Egal der Sound allein ist es wert!
Vorbereitung
Bevor es losgeht legen wir einen neuen Dropbox Order „Archiv“ mit einer simplen Orderstruktur an. Große Ordner-Hierarchien sind unnötig und kontraproduktiv.
Vorgehen
Für jedes neue Dokument, ob es nun ein Beleg von DHL oder ne Rechnung von Amazon ist, je einmal folgende Schritte mit Camscanner:
Vergesst Dateinamen oder Unterordner. Ihr könnt die Dokumente einfach mit Spotlight durchsuchen:
So blieb mit der Zeit von einem Regal voller Leitzordner nur noch ein einziger übrig. Nach einigen Jahren sieht das dann so aus, ich fasse zum Jahresende alle Dokumente zu einem großen PDF zusammen:
Wer das ganze noch etwas professioneller aufziehen will und einen Einzugscanner z.B. von HP besitzt: Man kann alle aktuellen HP Scanner mit dem Mac Automator steuern, hier ein simpler Workflow um ein doppelseitiges Dokument zu scannen, per OCR zu prozessieren und in die Dropbox zu schieben:
Das ganze am Ende als App speichern.
Lukas Alperowitz 
Hallo, ich finde den Ansatz sehr gut…
Aber statt DROPOX habe ich lieber meinen eigenen Speicher, rate zu einer Synology Diskstation (alleine schon zum Backup sinnvoll, den jeder haben sollte / Für Mac Besitzer TimeMachine kompatibel!!! und somit viel besser als Apple seine TimeCapsule!)
Scanne meine Sachen mit Scanner Pro und gescanntes wird AUTOMATISCH Per WebDAV auf meinen angegeben Ordner auf meiner Synology diskstation gespeichert.Das kann Camscanner nicht, die Optik finde ich bei Scanner Pro auch besser, sowie das interface (beides Geschmackssache)
Auch mit der Synology App DS Photo+ werden Fotos automatisch auf meiner Synology diskstation in den gewünschten Ordner gespeichert (auf Wunsch nur in Wlan)
Desweiteren habe ich auf der Diskstation meine iTunes Mediathek… und kann von überall drauf zugreifen…
für mich eine Anschaffung die sich lohnt! Es gab bisher keim etwas mit mehr nutzen… in EINEM Gerät…
Es gibt eine Vielzahl an Scanner Apps. Scanner Pro hat ne klasse UI aber leider keine OCR Funktion. (Ausser man nutzt Google Drive und die Google OCR)
Ein lokales NAS ist für diesen Anwendungszweck in meinen Augen überdimensioniert und allein Anschaffungskosten und Stromverbrauch rechnen sich für reine Dokumentenablage nicht.
Nur für diesen Anwendungszweck zu teuer, aber das ist ja nur eine Funktion von vielen… Was kosten Speicher z.b. für ein iPhone… 😉 Da habe ich lieber die Mediathek auf einem Gerät (NAS) … Was kostet eine Apple TimeCapsule … ? 😉
Wie schon gesagt, es gibt selten etwas was für mich kosten nutzen Faktor etwas besseres bot.
Zudem sind meine Daten bei mir. (Rechte an Fotos werden nicht gegebenenfalls abgegeben…)
Hab den Artikel ergänzt. Naja es gibt genügend OCR Software die dann gleich 80+ Euro kostet. Das seh ich dann wieder nicht ein 🙂
Tipp für die Automator-Benutzer: Den Arbeitsablauf als App speichern dann nervt das Automator Programm net jedes Mal rum wenns geöffnet wird.
Ansonsten ne feine Sache.
Hat jemand noch ein besseres OCR-Programm für Mac wo man die gescannten PDFs reinwerfen könnte? Das von HP stellt mich auch nicht recht zufrieden
Jo das OCR ist definitiv kein Hit und mit Omnipage und co null zu vergleichen. Aber es tut seinen Job um ne Rechnung zügig wieder zu finden. Z.b. unter „Pack“ finden sich bei mir schön alle Belege der Packstation 🙂 Wenn jemand nen Tipp für ne iPhone App mit besserer OCR hat, her damit!
sorry Luc, aber leider taugt bei Camscanner das OCR nichts….
sowohl DHL Beleg, als auch Worddokument ausprobiert
spätestens nach 3 Buchstaben steigt er bei der Texterkennung aus (mit Iphone 5)
Camscanner ist wirklich der Hammer. Läuft auch auf Android super. Es gibt ne kostenlose Version, die alles kann, aber die Seitenanzahl beschränkt. Danke für den Artikel