Es gibt Unmengen an Softwarelösungen fürs papierlose Büro, für den Hausgebrauch sind sie aber oft überdimensioniert. Hier mein Setup mit dem ich seit Jahren sehr gut fahre:
Pflicht:
- Dropbox Konto (Google Drive, Box, egal)
- Ein halbwegs aktuelles Smartphone mit 8 Megapixel+ Kamera, nutzte selbst ein iPhone
- Eine Scanner App mit OCR (Texterkennung) Funktion, kann Camscanner+ (iOS und Andriod) sehr empfehlen.
Optional:
- Einzugsscanner, habe hier den HP Officejet 8600 Plus im Einsatz
- Aktenvernichter (Amazon Basics, tut klasse). Ihr habt nix geheimes? Egal der Sound allein ist es wert!
Vorbereitung
Bevor es losgeht legen wir einen neuen Dropbox Order „Archiv“ mit einer simplen Orderstruktur an. Große Ordner-Hierarchien sind unnötig und kontraproduktiv.
Vorgehen
Für jedes neue Dokument, ob es nun ein Beleg von DHL oder ne Rechnung von Amazon ist, je einmal folgende Schritte mit Camscanner:
Vergesst Dateinamen oder Unterordner. Ihr könnt die Dokumente einfach mit Spotlight durchsuchen:
So blieb mit der Zeit von einem Regal voller Leitzordner nur noch ein einziger übrig. Nach einigen Jahren sieht das dann so aus, ich fasse zum Jahresende alle Dokumente zu einem großen PDF zusammen:
Wer das ganze noch etwas professioneller aufziehen will und einen Einzugscanner z.B. von HP besitzt: Man kann alle aktuellen HP Scanner mit dem Mac Automator steuern, hier ein simpler Workflow um ein doppelseitiges Dokument zu scannen, per OCR zu prozessieren und in die Dropbox zu schieben:
Das ganze am Ende als App speichern.
