Create a professional, efficient attendee registration workflow on a budget

Attendee registration is more important than most event organizers realize: it’s the first interaction of an attendee with your event. They are probably tired, in need of a coffee, and a bit unsure about what to expect from the day, the people they’ll meet, and what they will take away from it. You can make or break an attendee’s mood and thus also their attitude toward your event in these first minutes. Have you ever arrived at a conference, spent the first 30 minutes in a queue which was hardly moving, to finally be greeted by a group of stressed team members who are frantically looking for your badge? Of course, they did not find it and ended up writing your name on an empty badge with a marker. You probably know what I am talking about, or have no trouble imagining that it’s a thoroughly unpleasant experience.

In this post, we are going to show you a registration process which requires no fancy software solutions, barcode scanners, or alphabetically sorted badges. It gives you flexibility for name changes until the moment the attendee checks in, and it can be achieved with a limited budget. Sounds too good to be true? We have been using the process at TEDxTUM for the past two years, checking in over 600 attendees in 45 minutes.

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Photo by Lara Freiburger / CC BY-NC-ND

Ready? Here we go.

Our goal

We want to check in attendees of our event as swiftly as possible, not end up in complete chaos, make a professional first impression and be nice to everyone along the way. Oh, and we don’t want to spend half our budget or manpower on registration.

Simplify, simplify, simplify!

One thing I never really understood is why so many events use pre-printed badges. Not only is it more expensive to print individual files, you are also actively limiting your options in reacting to name changes. Sure, you might include a deadline for changing names in your disclaimer, but how much is your attendee going to love you if you let them transfer their ticket to a friend if they get sick the night before the event? Also, you need to sort badges in alphabetical order and locate the exact badge belonging to the attendee standing in front of you. And what if it’s not there, or they realize they misspelled their name when buying the ticket? It’s considerably less professional to hand-write names on fallback badges. In short, let’s get rid of the pre-printed badges and bring in some label printers!

Now you might think, ah, printing badge labels, I’ve heard of that. My ticketing system allows designing our own labels and sending them to a printer. The only catch: this feature is part of the super-duper-mega-pro-package, which you cannot afford. But do you really need it? Not at all – you can also generate labels as simple as with a software such as Microsoft Word mail merge.

Finally, you definitely don’t need to scan tickets, neither with a smartphone, nor with a fancy barcode scanner. You just need to know that each ticket is being used exactly once. This is built right into our process – just wait and see.

In this example we are going to create badges looking something like this:

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Photo by Maria Egorova / CC BY-NC-ND

I’m intrigued. Tell me what I need.

Consumables

  • Lanyards: get some with a custom logo (we pay between 0,50-1,00 € for one-color print depending on quality and size of order)
  • Badges: since all of them will be the same, you’ll only pay around 10-30 cents per badge! You can consider having different badges for your speakers, team and sponsors, or you can use differently colored lanyards instead. Remember: simplify, simplify, simplify!
  • White Labels: 6 € per roll (works for hundreds of name stickers!)

Hardware

  • Laptops: you will need one per 100 participants to register
  • Label Printers: approx. 50€ / printer, e.g. Brother QL570, max. two laptops should share a printer.
  • Network: you will need a stable wireless or wired internet connection. Stable does NOT mean your public conference wifi that you will be sharing with all the guests!

Software

  • All Laptops should run either Windows or OS X. It should be the same operating system for all of them. ALL OF THEM.
  • A brand-new, empty Dropbox account (or use a cloud file service of your choice) which is configured on each of the laptops.

Okay, let’s get this show on the road!

The following figure visualizes a simple registration process consisting of three areas. Each attendee first arrives in the Queuing Area. Here some volunteers answer important questions like “Is this the TEDx event?” or “Where is the bathroom?” but most of the time they ask people to queue up (1) at one of the registration booths in the Check-In Area.

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Figure by Lukas Alperowitz / CC BY-NC-ND

Each of the check-in desks consists of

  • Two volunteers
  • A laptop
  • A label printer
  • Lots of empty badges and lanyards
  • Anything else you want to give to your attendees, e.g. goodie bags (optional)

Two volunteers are working together at each check-in desk. The first volunteer, let’s call her Anna (2), warmly welcomes the attendee, finds their name label in the shared folder and prints it. The second volunteer (3), Peter, is responsible for the collection of lanyard, badge and any other material you want to hand out to your attendees. After a name label has been printed, Anna can already serve the next attendee.

If anything goes wrong, like the name label could not be found or the attendee has any special requests which cannot be solved in under 15 seconds, the attendee is sent to the exception desk (4) where a member of the organisation team takes care of him. This helps to avoid bottlenecks and keeps the check-in desks operational at all time. After the check-in was successful, attendees are sent to the Event Area (5) in which they will be expected to wear their badge at all times.

Peachy. How do we set up this process?

Set up one or more check in booths

Our experience shows you need around 20 seconds to check in a attendee, say some nice words and guide them to the venue (preferably toward the wardrobe and the coffee machines). This means that each check in counter can accommodate 3 attendees per minute.

Let’s say that you want to check-in 500 people in 30 minutes, you will need 5-6 check in booths. (500 people divided by 30 minutes divided by 3 check-ins per minute).

Set up an exception booth

This booth should have the same setup as a check in booth, but should be staffed with a person able to solve even the craziest check-in problems. Crazy means things like “My girlfriend broke up with me yesterday, so I brought her cat instead of her, but the cat is vegan. Can we switch the food for this ticket?”

Okay, let’s not aim to get to this, but there might be some imaginative ticket transfers and people whose friend registered them under their aunt’s maiden name, but misspelled it in the process. Your best bet is to put a person who was responsible for the ticketing system here, and make sure to bring them water from time to time.

The mighty attendee list

You will need a list of all attendees. ONE. Avoid, at all costs, a situation like “Oh yes, we put the press staff into this Excel sheet and one more thing, here is a print out of speakers’ guests”. One list – all attendees.

You can create this list on the day before your event so you have the best chance to include all last-minutes changes. You can check out our sample to see which columns we save (it’s more than we need to generate the badges, but we also use it for other purposes so we keep all this information in one file).

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Prepare the badges

Remember our motto? Our goal is to provide the simplest registration process possible. This means we prepare anything we can prepare upfront to reduce the load on the volunteers on the event day itself. This includes creating the name labels for each attendee upfront. This following figure shows an example of a self-adhesive name label we put on the attendees’ badges.

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We create the name labels based on the attendee list the day before the actual event. Name changes which happen after this deadline will be handled by the exception desk. The simplest way to create a pdf file for each attendee is to use Microsoft Word’s Mail Merge functionality. (You’re a nerd who knows what they’re doing? Drop us an email for a more sophisticated node.js based solution).

You first create a Word Document with the appropriate page dimensions for your name labels (e.g. 50mm width). You will probably need to print some badges to find the right settings, but this can be tweaked way before the event. Afterwards you import your attendee list using the mail merge feature. A nice tutorial can be found here.

Brief your volunteers

It’s absolutely mission-critical to brief your registration volunteers with a focus on the following three areas:

  • Warmly Welcome Attendees: you are the first faces an attendee will see in the morning. Even if you missed you coffee: smile and be nice and helpful!
  • Attendees need and want to know the basics first: where is the coffee, where are the bathrooms and where can they get rid of their coats.
  • Your time is limited: be as nice as you can but try to get people into the event area as quickly as possible. So solve problems pragmatically and make use of the exception desk if someone diverges from the process.

It sounds stupid, but your best bet is to gather all your registration volunteers once the printers and computers have been set up and act out both the standard registration scenario as well as a couple of exceptions. Everyone should know in their sleep how to register people, which will enable them to be efficient (and friendly!) under pressure.

Where to go from here

There a multiple ways how you could extend this process once you’ve stress-tested it with your team. Here are some examples what we did:

  • Use two laptops per registration desk and let them share one printer
  • Flag your attendees in the registration list to e.g. mark their food choices on each badge
  • Print custom, colored name-tags for different attendee groups (team, press, speakers etc.)

That’s it, everyone. At the end of the day, it doesn’t matter so much what your process is like as long as it works for your team. Do not skimp on planning your registration, though – it’s really a hygiene factor for attendees and making it smooth will improve their experience from the very first minute.

Let us know if this process has worked for you and whether we forgot to describe something. We’re happy to adapt this article to be most helpful to everyone!

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Photo by Lara Freiburger / CC BY-NC-ND

Neuen Apple TV 4 an die HiFi-Anlage anschließen

Der neue Apple TV 4 wird zur ausgewachsenen App Plattform und zieht dank Siri endlich mit der Konkurrenz gleich. Eine der herausragenden Features war und ist AirPlay, bietet es doch unkomprimiertes Audio Streaming von Macs, iOS Geräten und sogar Windows Computern. Den Apple TV via HDMI oder via TOSLink (optisch) an die Anlage gestöpselt und los gehts. Dumm nur, dass Apple beim neuen Apple TV 4 den optischen Audio Ausgang eingespart hat.

Wie Ich nutzen doch so einige noch ein klassisches Stereo Setup und haben bisher Ihren Apple TV via optischen Kabel entweder mit einem Stereo Verstärker mit integriertem Digital/Analog Wander („DAC“) oder einen externen, qualitativ hochwertigen, DAC verbunden. Einfach einen A/V Receiver mit HDMI Eingang zu kaufen kommt nicht in Frage, wir wollen Stereo Hi-Fi Sound via AirPlay und keine Blechkisten mit 80+ Ein- und Ausgängen. Also was tun?

Im folgenden Beitrag beschreibe Ich drei Varianten wie man auch den neuen Apple TV 4 jeweils an einen TV und gleichzeitig verlustfrei an die eigene Hifi-Kette anschließen kann.

Variante 1: Alten Apple TV/Airport Express als AirPlay Empfänger nutzen

Wer noch einen alten Apple TV oder einen Airport Express daheim liegen hat kann dessen optischen Ausgang mit dem eigenen DAC verbinden. Im Apple TV 4 lässt sich ein zusätzliches Airplay Gerät als „Lautsprecher“ konfigurieren, hier wählt man den alten AppleTV/Airport Express aus. Funktioniert wunderbar aber sorgt dank zusätzlicher, dauerhafter, Airplay Verbindung für zusätzliches Störpotential. Kurz das WLAN weg? Das wars mit dem Musikgenuss.

Variante 2: Digitale Ausgänge des TVs nutzen

Viele TV-Geräte bieten in der Zwischenzeit einen digitalen (optischen oder koaxialen) Audio Ausgang. Der neue Apple TV wird via HDMI an den TV gestöpselt, der Stereoverstärker oder DAC via optischen/koaxialen Kabel an den TV gesteckt. Die Lösung ist kostengünstig aber will Ich wirklich zum Musik hören den TV einschalten?

Variante 3: HDMI Extractor kaufen

Die in meinen Augen optimale Variante ist die Anschaffung eines HDMI Audio Extractors. Diese Geräte erlauben es aus einer HDMI Verbindung das digitale Audiosignal verlustfrei zu extrahieren und über sep. digitale Ausgänge auszugeben. Ich habe einige Geräte (es sind doch einige minderwertige Modelle auf dem Markt) mit dem neuen Apple TV getestet und bin beim deleyCON HDMI Audio Extractor (Update 29.05.16: Alternativ funktioniert auch das Modell von APGTEK) hängen geblieben.

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Das Gerät erlaubt es eine Quelle via HDMI anzuschließen und bietet diverse Audio Ausgänge. Das Setup ist denkbar einfach: Der neue Apple TV wird an den HDMI-Eingang des deleyCON/APGTEK Extractors gestöpselt, der TV an den HDMI-Ausgang. Der eigene Stereo-Verstärker oder DAC an den optischen/koaxialen Ausgang und los geht der ungestörte Musikgenuss. Kleine Randnotiz: Der deleyCON/APGTEK Extractors bietet einen Schalter um zwischen zwei Audio Modi zu wählen. Modus B fasst das Audio Signal nicht an und genau das wollen wir. Viel Spaß! Kleine Bemerkung am Rande: Das Modell von Ligawo funktioniert NICHT zuverlässig mit dem neuen Apple TV.

Bei Fragen oder weiteren Vorschläge einfach einen Kommentar hinterlassen.

HighDPI Monitore am Mac anschließen

Monitore mit Auflösungen von 2560×1440 und mehr werden zunehmend erschwinglich und gerade für Mac Nutzer sind die Modelle eine günstige Alternative zum Apple Thunderbolt Display. Ich selbst habe mir einen Fujitsu P27T-7 angeschafft und beschreibe hier kurz meine Erfahrungen mit dem Anschluss an einem Macbook Pro Retina 2012. Das Thema lässt sich auf beliebige andere Macs und Windows PCs übertragen.

Weiterlesen „HighDPI Monitore am Mac anschließen“

Apple Airport am VDSL Anschluss

(Letztes Update: 27.12.2016 – 09:19 Uhr – Neue VDSL Modems) In diesem Beitrag beschreibe ich einen Weg um einen Apple Airport Router an einem VDSL Anschluss der Telekom oder deren Reseller (Congstar,  1und1 etc.) anzuschließen. Das Vorgehen lässt sich leicht auf anderen VDSL Anbieter (z.B. Vodafone) übertragen. Der Artikel ist absichtlich „einfach“ geschrieben. Ich beschreibe Dinge lieber etwas unscharf aber dafür für jedermann verständlich.

Status quo

Aktuelle VDSL Anschlüssen werden als sog. IP Anschlüsse realisiert. Die Telekom spricht gerne von „splitterlosen DSL“. Das klingt komplizierter als es ist: Aus Kostengründen trennen sich Telefonanbieter von Ihrem klassischen Telefonnetz und realisieren die Telefonie nun einfach über den Internetanschluss. Wo vorher also eine Trennung der gleichen Leitung mittels eine Splitters notwendig war gibt es nun nur noch eine Telefondose. Für den Anschluss von Telefonie und Internetzugang liefert die Telekom nun meist günstige All in One Lösungen (z.B. „Speedport“, „Fritzbox“) bestehend aus folgenden vier Komponenten:

  • DSL Modem: Kommuniziert über eine Kupferleitung mit der Gegenstelle der Telekom. (Die grauen Kästen auf der Straße)
  • Router: Meldet sich mittels Benutzername und Passwort bei der Telekom an („PPPoE“) und „verteilt“ den Internetzugang an mehrere Endgeräte wie PCs, Macs, Smartphones etc. im Haushalt
  • WLAN Access Point: Der Begriff spricht für sich.
  • IP Telefonie Einheit („SIP Basis“): Wo man früher einfach nur sein Telefon in die Dose gesteckt hat meldet sich dieser Teil ebenfalls mit Zugangsdaten bei der Telekom an. Bietet Anschlüsse für handelsübliche Telefone per Kabel oder auch drahtlos per DECT.

Solange man zu Hause nicht mehr als einen WLAN Access Point mit 1-3 PCs oder Smartphones braucht und 1-2 Telefone hat funktioniert die Lösung so auch wunderbar. Vorbei sind die Zeiten von Kabelgewirr, endlosen Anrufen bei der Hotline und genervten Freunden die leider mal erwähnt haben sich „mit IT auszukennen“.

Wo ist das Problem?

Wenn mein Heimnetz nun etwas gehobeneren Ansprüchen genügen soll stoßen die All-in-One Lösungen schnell an Ihre Grenzen. Bestes Beispiel: Als überzeugter Apple Jünger will ich natürlich einen Apple Airport WLAN Router nutzen. So ein Airport hat aber leider nur zwei der vier oben genannten Komponenten: Er ist Router und WLAN Access Point. Als was tun? Den Airport direkt in die Telefondose stecken ist keine Option, hat er ja kein integriertes VDSL Modem. Folgende Möglichkeiten bleiben:

Vorschlag 1:

Bestehenden DSL-Router und Airport hintereinanderschalten („kaskadieren“) Der häufigste Vorschlag, da auch am einfachsten umzusetzen. Hier wird der Airport an einen der Anschlüsse des bereits vorhandenen DSL-Routers (z.B. Speedport) gestöpselt. Der Airport läuft im Router-Modus („Router Modus: DHCP + NAT“). Funktioniert soweit, hat aber gravierende Nachteile: Ich habe nun zwei Router in Betrieb. Jedes Datenpaket muss von beiden Routern (Airport und dem ursprünglichen DSL Router) verarbeitet werden und durchläuft auch die mitunter nicht gerade optimal harmonierenden Firewalls beider Geräte. Zusätzlich nutzen sowohl der DSL Router als auch der Airport NAT (Wer wissen will was das ist: Wikipedia). Kurz und bündig: Zwei NAT Router in Reihe führen zu netten Nebeneffekten wie stotternden Airplay Verbindungen, Skype Sessions die urplötzlich abbrechen usw. Kurz: Käse, das muss besser gehen.

Vorschlag 2:

Airport zum reinen WLAN Access Point degradieren Um das kaskadieren von zwei Routern zu vermeiden ist der nächste Vorschlag meist den Airport einfach im Bridge Modus („Router Modus: Aus (Bridge)“) zu betreiben. Was heißt das? Sämtliche Router Funktionen des Airports werden deaktiviert und vom bestehenden DSL Router übernommen. Macht die Sache schon besser, da nun nur noch einmal NAT (im DSL Router) genutzt wird. Die Frage ist dann aber wieso man sich überhaupt einen Airport gekauft hat, im Grunde macht im Bridge Modus nichts anderes mehr als ein WLAN aufzuspannen. Ist die Verbindung zwischen DSL Router und Airport dann noch langsam ist das ganze schöne Highspeed WLAN des Airports sinnlos. Also: Technisch schon sauberer, aber nicht gut.

Vorschlag 3:

Zur Einwahl, ob nun ADSL oder VDSL, wird das PPPoE (Peer to Peer over Ethernet) Protokoll genutzt. Kann man sich im Grunde wie das Äquivalent zur Einwahl mit einem 90er Jahre 56k Modem (Die quietschenden Dinger, AOL Werbung, Boris Becker, ihr wisst schon) vorstellen. Mittels Benutzername und Passwort authentifiziert sich ein Benutzer z.B bei der Telekom Gegenstelle, diese gibt darauf hin den Internetzugang frei. Von der Sache bekommt man nicht viel mit, die Einwahl erfolgt normalerweise im DSL Router wie dem Speedport. Meinem Airport fehlt jedoch das VDSL Modem. Grandioser Einfall: Ich schalte im DSL Router die Router-Funktion und den WLAN Access Point aus und nutze nur noch das VDSL Modem. Der Airport erledigt den Rest. Geräte wie der Speedport W724V bieten sogar einen Schalter in der Weboberfläche ala „Nur als Modem verwenden“ und der Airport erlaubt die Einwahl per PPPoE. Angeschlossen, Zugangsdaten eintippen, speichern und? Funktioniert nicht. Das Airport Dienstprogramm wirft eine Fehlermeldung ala „PPPoE-Server nicht gefunden“. Die Frage nun: Warum?

Hintergrund VLAN:

Im Gegensatz zu herkömmlichen DSL Anschlüssen werden bei einem VDSL Anschluss sog. VLANs eingesetzt. Die technischen Details sind egal, nur grob: Ein VLAN (Virtual local area network) wird an einem VDSL Anschluss zur Trennung verschiedener Datenströme genutzt. Die Telekom trennt so z.B. Internetzugang und Entertain. Wozu das gut ist? Na damit Papa weiter Fussball ohne Bildaussetzer gucken kann währen der werte Tochter wieder die Leitung beim Skypen zum glühen bringt. Da die Telekom nicht jedem Kunden zwei Leitungen ins Haus legen kann werden die beiden Datenströme eben über die gleiche Leitung ins Haus gejagt und zwecks späterer Unterscheidung „markiert“. Technisch wird ein Datenpaket mit einer sog. VLAN-ID versehen („getagged“). So markiert z.B. die Telekom den herkömmlichen Internetverkehr mit VLAN-ID 7 und das Entertain IP-TV mit VLAN-ID 8. Wählt sich also ein Speedport Router per VDSL ins Internet ein, muss er jedes Paket mit der VLAN-ID 7 versehen. Macht er das nicht, ignoriert die Gegenstelle der Telekom korrekterweise jeden Verbindungsversuch. Andere Anbieter wie z.B. Vodafone nutzen übrigens andere VLAN-IDs, das Konzept ist aber das gleiche.

Hast du toll erklärt, und nu?

Geräte wie die komplette Apple Airport Serie (Extreme, Express und Time Capsule) haben keine Unterstützung für VLANs bei der Einwahl per PPPoE. Klar gibts in den USA nicht, wieso sollte Apple das für die paar Telekomjünger einbaun? 😉 Sprich: Der Airport schickt bei der PPPoE Einwahl also keine VLAN-ID mit. Die Gegenstelle ignoriert die Verbindungsanfrage, es kommt zum bereits genannten „PPPoE Server nicht gefunden“.

Lösung:

Um nun einen Airport die Einwahl an einem VDSL Anschluss zu ermöglichen braucht es also ein VDSL Modem (auch VDSL Bridge genannt) welches zusätzlich noch jedes eingehende Datenpaket vom Airport nachträglich mit einer VLAN-ID versieht und umgekehrt jedes Paket, bevor es an den Airport weitergeleitet wird, wieder von der VLAN-ID befreit. Nun ist es fast ein Ding der Unmöglichkeit in Deutschland ein reines VDSL Modem zu kaufen was auch noch an einem Telekom Anschluss funktioniert. Die Firma ZyXEL hat mit dem VMG1312-B30A VDSL2 Gateway jedoch ein Einsehen. Das Gerät hat zwar auch, in unserem Fall unnötige Funktionen, wie einen WLAN Access Point und einen integrierten Router, es wird allerdings ab Werk im VDSL Bridge Modus mit vorkonfigurierter VLAN ID 7 geliefert. Und das heißt? Anschließen und funktioniert!

Quelle: Eigene Darstellung

Vorgehen Zyxel VMG1312-B30A:

  • DSL-Buchse des Zyxel mit der TAE Dose verbinden
  • WAN Port des Airports mit einem LAN Port des Zyxels verbinden
  • Mit dem Airport Dienstprogramm die Einwahl per PPPoE konfigurieren
    • Telekom: Benutzername ist AnschlusskennungT-Online-Nummer#Mitbenutzernummer@t-online.de
  • Per VDSL und Airport im Internet surfen
  • Wenns nicht klappt: Aktuelle Firmware einspielen.

Alternative: Draytek Vigor 130

  • Ab Werk bereits als VDSL Modem inklusive VLAN Tagging konfiguriert.
  • WAN Anschluss des Airports in LAN Anschluss des Vigors einstecken
  • Falls nicht: Vigor130 per LAN an einen Rechner anschließen und Firmware updaten!
  • Airport wie oben beschrieben konfigurieren

Und wie bekomm ich da nun noch meine Telefone angeschlossen? Ich mach es kurz: Es gibt nur wenige Geräte die problemlos funktionieren. Ich kann aus persönlicher Erfahrung das Gigaset 430 IP empfehlen.  Die Einrichtung nach Anleitung klappt wunderbar. Wichtig: Das Gigaset wird per LAN Kabel am Airport angeschlossen, nicht irgendwo anders!

Zusammenfassung Hardware Empfehlungen:

VDSL Modem: Zyxel VMG1312-B30Azyxel Mein aktueller Favorit. Ab Werk bereits als VDSL Modem inklusive VLAN Tagging konfiguriert. Einstecken und funktioniert.
VDSL Modem: Draytek Vigor130 vigor Preislich etwas günstiger als der Zyxel. Mit der neusten Firmware ist keine Einrichtung mehr notwendig. Dem Zyxel mittlerweile ebenbürtig.
IP Telefon: Gigaset 430 IPGigaset Jedem der auf seinen Festnetz Anschluss nicht verzichten will sei das Gigaset IP Telefon empfohlen. Am Airport angeschlossen lässt es sich in Minuten konfigurieren.

Mehr zu Hardware: Weiterlesen „Apple Airport am VDSL Anschluss“

Papierlos mit dem iPhone

Es gibt Unmengen an Softwarelösungen fürs papierlose Büro, für den Hausgebrauch sind sie aber oft überdimensioniert. Hier mein Setup mit dem ich seit Jahren sehr gut fahre:

Pflicht:

  • Dropbox Konto (Google Drive, Box, egal)
  • Ein halbwegs aktuelles Smartphone mit 8 Megapixel+ Kamera, nutzte selbst ein iPhone
  • Eine Scanner App mit OCR (Texterkennung) Funktion, kann Camscanner+ (iOS und Andriod) sehr empfehlen.

Optional:

Vorbereitung

Bevor es losgeht legen wir einen neuen Dropbox Order  „Archiv“ mit einer simplen Orderstruktur an. Große Ordner-Hierarchien sind unnötig und kontraproduktiv.

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Vorgehen

Für jedes neue Dokument, ob es nun ein Beleg von DHL oder ne Rechnung von Amazon ist, je einmal folgende Schritte mit Camscanner:

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Vergesst Dateinamen oder Unterordner. Ihr könnt die Dokumente einfach mit Spotlight durchsuchen:

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So blieb mit der Zeit von einem Regal voller Leitzordner nur noch ein einziger übrig. Nach einigen Jahren sieht das dann so aus, ich fasse zum Jahresende alle Dokumente zu einem großen PDF zusammen:

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Wer das ganze noch etwas professioneller aufziehen will und einen Einzugscanner z.B. von HP besitzt: Man kann alle aktuellen HP Scanner mit dem Mac Automator steuern, hier ein simpler Workflow um ein doppelseitiges Dokument zu scannen, per OCR zu prozessieren und in die Dropbox zu schieben:

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Das ganze am Ende als App speichern.

DHL/Hermes Labels auf Labeldrucker drucken

Update 15.03.17: DHL (Privatkunden) Label für internationale Adressen erweitert.

Update 30.01.17: Neue Labels: Amazon Retoure Hermes, Deutsche Post eFiliale Briefmarken

Paketlabels kommen meist als unhandliches PDF im A4 Format. In diesem Artikel beschreibe ich einen einfachen Weg um verschiedene Paketlabels z.B. von DHL oder Hermes auf günstige 62mm Etiketten z.B. von Brother oder Dymo drucken.

Ich selbst nutze als Labeldrucker einen Brother P-Touch QL700 und kann ihn aufgrund des tollen Preis/Leistungsverhältnisses nur wärmstens weiterempfehlen. Weitere Hardware Empfehlungen finden sich am Ende des Artikels.

dhl

Unter folgender URL habe ich eine kleine Webseite erstellt auf der Ihr eure Paketlabels hochladen könnt. Ihr bekommt dann ein passendes 62mm Label zum Download angeboten.

http://www.paketlabel-drucken.de

  • Unterstützt werden verschiedene Labels von DHL, Amazon (Rücksendung) und Hermes Labels
  • Beim Drucken am einfachsten„Porto, 62×184“ als Papierformat einstellen
  • Ein Label wird nicht unterstützt? Mailt mir es an lukas@alperowitz.de
  • Euch gefällt die Lösung? Eure Spende für den Serverbetrieb via PayPal.

Hardware Empfehlungen:

Etikettendrucker:
Brother P-touch QL570Bildschirmfoto 2014-12-21 um 11.49.34
Ein preisgünstiges Einsteigermodell. Habe Ihn selbst seit vielen Jahren im Einsatz, kann z.B. sogar an einen Apple Airport per USB angeschlossen werden und ist so im Netzwerk verfügbar. Software für Mac und Windows liegt bei.
Etikettendrucker:
Brother P-touch QL710W
710
Etwas teurer dafür optisch auch fürs Wohnzimmer geeignet. Bietet zusätzlich zum QL570 eine WLAN Schnittstelle. Auch eine klare Empfehlung! Software für Mac und Windows liegt bei.
62mm Etiketten
Endlos-Etiketten DK2220581xwBoBTYiL._SL1500_
Bei Etikettendrucker verhält es sich bei den Verbrauchsmaterialien wie mit Tintenstrahlern. Die hier verlinken kompatiblen 62mm Etiketten funktionieren wunderbar.
Etikettendrucker:
Dymo LabelWriter 4XL
Über 200 Euro aber dafür die Profiversion. Druckt extra breit, die meisten Scheine müssen nicht angepasst werden.